La importancia de un gobierno del dato, por dónde empezar
El gobierno del dato es una función organizacional responsable de definir las reglas para gestionar los datos, alineada con la estrategia del negocio con un doble objetivo: incrementar el valor y reducir el riesgo
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Mª Carmen Bauset |
El gobierno del dato es afín al gobierno corporativo en la medida que comparten las tres actividades principales de un gobierno: dirigir en base a una estrategia alineada con los objetivos organizacionales, evaluar el uso, monitorizar el desempeño y cumplimiento de las políticas según se describe en la norma UNE 0077. El gobierno del dato representa una inherente separación de funciones entre supervisión y ejecución, ya que la función de gobierno no puede ser juez y parte lo cual invalidaría la esencia de la propia función.
Dentro de una organización, a menudo hay múltiples formas de representar la misma idea. De ahí la necesidad de una arquitectura, modelado de los datos y gestión de los metadatos bajo el paraguas de un Gobierno del dato. Los datos representan hechos y necesitan de un contexto para que adquieran un sentido, de ahí que sean tan importantes los metadatos para facilitar su comprensión y utilizar un vocabulario común en la organización. Los datos son la materia prima de la información y la información la asociamos a los datos en un contexto. De la información emana el conocimiento y la sabiduría claves para la toma de decisiones. Aunque los datos no siempre existen hace falta crearlos y para ello también necesitamos de sabiduría.
Las organizaciones se están dando cuenta cada vez más de la dependencia que tienen sobre sus datos, bien por una necesidad in crescendo de analizarlos o por requisitos regulatorios. Así como el impacto que puede conllevar una pobre calidad de los datos o incluso en un momento dado no tener acceso a los mismos. Todo ello está favoreciendo una evolución natural hacia las organizaciones “data driven”. Es decir, organizaciones en la que los datos ya no se tratan como un subproducto de aplicaciones o procesos, sino como un activo estratégico de la organización en la que la calidad del dato es un objetivo de los procesos de negocio. Buscan con el Gobierno del dato, beneficios claros como:
• Poder conocer mejor a nuestros clientes, mejorar nuestros productos y eficienciar la operación
• Gestionar la calidad de los datos: para minimizar inconsistencias de datos, problemas de calidad o brechas que pueden conducir a decisiones incorrectas. Garantizar la confiabilidad, completitud, actualización y consistencia de los datos en base a los requerimientos del negocio y procesos de la organización
• Permitir que los datos maestros y de referencia se compartan con garantía a través de las funciones y aplicaciones empresariales
• Reducir los costos de integración de datos a través de estándares, modelos de datos comunes y patrones de integración. La integración de los datos con la evolución a servicios cloud está siendo más que relevante en las organizaciones, implicando un cambio de arquitectura que podemos aprovechar para replantearnos la gestión de los datos críticos de la organización.
• Reducir el riesgo, ya que la centralización puede simplificar la arquitectura de intercambio de datos y la gestión de accesos
• Garantizar el control de los cambios, donde los valores de Datos Maestros deben ser replicados sólo desde el sistema donde se registran.
En la era de la transformación digital el cambio es lo único constante, el modelo de negocio que hoy funciona puede dejar de funcionar mañana. Ya no sirven enfoques continuistas y ahí juega un papel clave el gobierno de los datos para poder tomar ventaja sobre dichos cambios.
A continuación, describiremos brevemente algunas recomendaciones y consideraciones para los que estén interesados en implantar un programa de gobierno del dato y no tengan aún claro por dónde empezar:
• Debe nacer como un programa continuo con un doble objetivo: incrementar iterativamente el aporte de valor al negocio y reducir el riesgo asociado a posibles pérdidas, robos o mal uso de los datos. Debemos hacer un ejercicio de reflexión sobre cómo cuantificar el valor que aportan los datos críticos de la organización, bien analizando el coste de reposición en caso de pérdida o impacto en el negocio provocado por una baja calidad del dato. Los datos son un activo intangible y no se deterioran a medida que pasa el tiempo como los activos tangibles, así que no hay un consenso aún sobre como cuantificar el valor habiendo diferentes tendencias: una más tradicional con un enfoque financiero y otro enfoque fundamental en el cual se consideran aspectos del dato ligados al desempeño o la calidad.
• Al ser un programa empresarial necesitaremos una sponsorización de la alta dirección, así como una importante gestión del cambio organizacional ya que representa un cambio cultural y será necesario acompañar en este viaje a todos los empleados, áreas y proyectos de la organización.
• Es más que recomendable apoyarse con un marco de gobierno como el estándar ISO 38505 o el marco metodológico DAMMA. Apoyarse con una certificación como la ISO 25012 de calidad del dato puede ser una palanca que nos permita identificar por un laboratorio acreditado puntos de mejora y que al mismo tiempo frente a nuestros clientes ofrezca un valor diferenciador e incremento de la confiabilidad sobre los datos que se compartan.
• Lo primero que se debe definir es una estrategia clara alineada con los objetivos de la organización, basada en unos principios y políticas. Y para ellos debemos de analizar la problemática actual con apoyo de técnicas diagrama de espina de pescado o el análisis de procesos y los 5 porqués (McGilvray, 2008) así como realizar un As Is para ver el estado del arte del cual partimos.
• Es recomendable cerrar un scope comedido, si no queremos morir en el intento e ir extendiendo el modelo a otros proyectos y áreas de la organización. Os podéis apoyar para ello con un Business Impact Analysis que ayude a la organización a valorar el impacto de tener una baja calidad de los datos críticos desde varias dimensiones: financiera, imagen, productividad o en ventas.
• Otro punto importante será definir un órgano de gobierno y un modelo relacional con los stakeholders implicados: tecnología, riesgos, auditoría, unidad de cumplimiento, seguridad, estrategia, procesos, calidad, finanzas y las áreas de negocio con un nuevo role el “data owner” y los “datastewards” que velarán para que se cumplan las políticas y reglas en su ámbito de dominio o función:
- Los Data Stewards, son profesionales reconocidos del negocio en la materia, responsables de un subconjunto de datos. Trabajan con las partes interesadas para definir y controlar los datos, su calidad, validar el diccionario de negocio y apoyar en la difusión de las reglas, políticas
- El propietario de los datos o Data Owner, tiene la autoridad de aprobar la estrategia actual y futura del dato en su ámbito de aplicación, así como las decisiones sobre datos dentro de su dominio. Fomentar la divulgación de la política y principios relacionados con el uso del dato
• Es una buena praxis empezar por implantar un programa de gestión de datos maestros o MDM ya que los datos maestros se consideran críticos para la organización. Y paralelizar ciertas actividades como analizar la calidad de los datos maestros o evaluar la madurez, combinando objetivos a corto y largo plazo alineados con la estrategia. Los objetivos en la medida que podamos deberán ir acompañados de un ROI, de forma que podamos evidenciar a la organización lo que vamos consiguiendo.
• Como ya hemos mencionado previamente será de gran ayuda apoyarse férreamente con una gestión del cambio desde el inicio, utilizando workshops que favorezcan la comprensión de conceptos básicos que giran en torno al gobierno del dato. Y realizar acciones de difusión continuas a los colectivos que vayamos implicando si seguirnos un enfoque gradual apoyándonos con uno o varios pilotos e ir expendiendo el modelo a otras áreas de la organización. Podéis consultar el siguiente artículo si queréis ver un poco más detalle sobre la gestión del cambio y palancas de apoyo que podemos utilizar La gestión del cambio organizacional como palanca de la transformación | Tendencias | Computerworld University
• Como el gobierno del dato no es algo simplista que podamos resolver con un proyecto, sino que hablamos de crear un programa, será recomendable contar con una PMO que nos ayude en la supervisión y gestión de los proyectos, actividades principales. Y definir una planificación detallada con objetivos de 6-12 meses para ver los resultados que vamos obteniendo a modo de quick wins.
Espero que estas consideraciones y guidelines de implantación puedan servir de orientación aquellas organizaciones que se estén planteando implantar un gobierno del dato, pero aún no tengan claro por dónde empezar. Será importante elegir el momento adecuado en el que haya despertado ya el interés de negocio sobre el valor de los datos, ya que esto facilitará considerablemente el éxito del programa de transformación.
