Sobre la resiliencia organizativa: Lean y el número áureo

Hace más de 2000 años un gran filósofo dijo que lo único que permanece constante es el cambio; todo organismo está en constante cambio y ha de evolucionar para sobrevivir a la constante mutabilidad de su entorno. También las organizaciones, como organismo vivo integrado por personas que realizan funciones siguiendo la inteligencia de negocio de un sistema nervioso central orquestado por procesos, estarán sujetas a cambios estratégicos, de estructura, normativos, tecnológicos con los que cada organización tratará de asegurar su sostenibilidad en el medio y largo plazo. Algunas lo conseguirán y otras, independientemente de su tamaño, pasarán a ser renglones escritos por las manos del impenitente olvido.

De manera que toda organización, como ser vivo adaptativo, estará sometida a tensiones para tratar de buscar su equilibrio; estas fuerzas internas someterán la capacidad organizativa de distribuir las cargas entre los distintos individuos y departamentos que la conforman, para responder a la intensidad de un cambio que en ocasiones podría resultar traumático y poder salir reforzada, la resiliencia organizativa.

La naturaleza nos ofrece ejemplos que, tras su aparente fragilidad esconden una estructura resiliente, que les confiere la capacidad de soportar grandes tensiones en sus extremos sin romperse, tal es el ejemplo de un huevo común de gallina, una estructura natural en perfecto equilibrio de fuerzas.

El equilibrio es belleza y la base de la resiliencia, una organización equilibrada es belleza en movimiento, donde la información fluye, los departamentos colaboran entre sí, hay un latido común en el sistema, un sentido en cada individuo de pertenencia a un grupo y en donde cada actividad se orienta al valor para el cliente. El equilibrio es la protección de la organización contra la entropía y es lo que posibilitará que una organización, del mismo modo que una estructura arquitectónica perfecta, distribuya el peso de los cambios externos en su estructura, repartiendo las tensiones de la incertidumbre cambiante del entorno entre las distintas personas y departamentos que conforman el conjunto y que habrán aprendido a colaborar para recuperar el equilibrio en el menor tiempo posible, con el menor impacto económico y asegurando un estado futuro mejorado respecto del estado inicial.

Pero, cuál es la clave de un organismo resiliente, el orden oculto tras la inmensa complejidad de las galaxias, la forma de los cristales en la naturaleza, la belleza del sonido de las notas de un violín Stradivarius, el misterio que se esconde tras la sonrisa de Mona Lisa, la distribución de las hojas de los árboles para conseguir la máxima exposición solar entre sus miles de hojas, la proporción de zánganos y hembras en las colmenas de abejas, el número de pétalos de las flores que habrían acabado con los tomentos de algún amante atrapado en un sí o un no me quiere, la proporción de las pirámides, del Partenón, de la torre Eiffel, la belleza equilibrada de los frescos de la capilla Sixtina o de la manzana de Apple. Euclides lo denominó la proporción aurea en el año 300 a.C y, como no podría ser de otra manera, es un número irracional, de infinitos valores, capaz de contender dentro de si el infinito inexplicable de la belleza y la resiliencia de los organismos naturales, es la una proporción constante que permanece inalterada tras los cambios, una proporción de oro, capaz de aplacar la entropía.

Si fuéramos capaces de diseñar una organización conforme a la proporción aurea, del mismo modo en que se diseñaron las pirámides o el mismo Partenón, dotaríamos a nuestra organización de resiliencia, al dotarlo de una estructura ágil, adaptable, orientada al alto rendimiento, enfocada a la capacidad de las personas de aprender de los problemas y mejorar de forma continua y sostenida. Todos estos principios son elementos estructurales de una organización que sigue los principios de Lean, en donde las personas colaboran para encontrar día a día mejores formas de hacer las cosas, eliminando desperdicios, aumentando la calidad, reduciendo los tiempos y mejorando la satisfacción del cliente a través de una búsqueda constante de la simplicidad y la velocidad en los procesos.

Pero la proporción aurea esconde en su definición una relación aún más fuerte con Lean, según la cual podríamos decir que Lean es un modelo de transformación organizativa orientado a asegurar la resiliencia en el largo plazo y la proporción aurea es la unidad de medida fundamental que aplicaremos para equilibrar cada una de las estructuras que conforman el conjunto de la organización Lean. No es casualidad que la proporción aurea se defina como la división de un segmento lineal en dos partes, de manera que la longitud total es al segmento más grande, como el segmento más grande lo es al más corto.

Esta fórmula que explica la complejidad universal de las formas en equilibrio, es tan sencilla que es absolutamente Lean, de manera que la dimensión y medida de cada departamento en la organización habría de estar en proporción con el resto y también con el conjunto, para que la estructura organizativa completa, como sistema, asegure la belleza del equilibrio y la fortaleza resiliente de su conjunto.

Un buen arquitecto organizativo debería ser capaz de aplicar esta unidad áurea de medida para nivelar y linearizar los distintos departamentos organizativos: negocio, tecnologías de la información, compras, rrhh, marketing para equilibrar las cadenas de valor, definir unidades de rendimiento compartidas orientadas al valor para el cliente, transformar la organización a través de la gestión visual, el dialogo de rendimiento, el liderazgo coach capaz de empoderar y retar a las personas para la búsqueda y reducción continua del desperdicio.

La transformación organizativa se conseguirá si se logra cambiar a las personas, cambiando su forma de pensar, de actuar y comportarse y, como alguien en algún momento dijo, para ello será necesario llegar al “head” de cada individuo y eso no se conseguirá sin llegar primero al “heart”. Pero un cambio de las personas, sin cambiar el entorno, es una gota de agua dulce en un mar tempestuoso. Ha de asegurarse el cambio del entorno al tiempo que se cambian las personas y conseguir al tiempo que las personas contribuyan y sostengan el cambio de entorno, como un sistema evolutivo en tensión creativa basada en la mejora continua y el aprendizaje como comportamiento necesario para alcanzar el equilibrio áureo de su estructura.

Concluiremos indicando que los principios de Lean definen una senda simple para la linearización organizativa y que un buen arquitecto organizativo ha de tener siempre presente que en todo momento estará buscando equilibrios entre partes desiguales entre sí: negocio y TI, compras y TI… y entre individuos con inquietudes y prioridades distintas: desarrollo y operaciones, y que su gran reto no será hacer sino enseñar a hacer que cada individuo y departamento sea capaz de aplicar la proporción aurea, del mismo modo en que la ley natural la aplica al hacer valer la frase de que solo sobreviven los organismos ágiles, aquellos que, por diminutos y azarosos que parezcan, se rigen por un número irracional, de infinitos valores, capaz de ganarle la partida a la entropía que nos rodea.

Guillermo López Moratinos Es ingeniero informático por la UAM; auditor certificado en Sistemas de Gestión ISO 20000, 27001, 22301, 15504, CISA, CRISC por ISACA; Lean IT Coach, Six Sigma Black Belt; Agile Coach, ITIL Expert, DevOps certified; con experiencia en consultoría y auditoría, gestión de proyectos y servicios TIC; Fundador de Coach Organizativo: Profesor acreditado de ITIL, Lean, DevOps, Kanban, Scrum, Six Sigma y profesor del Máster de Auditoría de Seguridad y Derecho de las TIC en la UAM; Autor del libro "Gestión de proyectos" PMP-Prince2 del IPECC, Madrid; Colaborador habitual de AENOR; Miembro del "itSMF ISO20000 GT Difusión". Madrid, España.