Actualidad | Artículos | 27 SEP 2018

La tecnología aplicada a la optimización empresarial

Los avances tecnológicos deben llevar implícito el concepto de facilidad y accesibilidad.
BBVA
Juanra Doménech

 

La velocidad con la que el mercado está demandando y ofreciendo avances tecnológicos que faciliten la vida de las personas es tan abrumadora como necesaria. En este contexto de innovación y desarrollo al servicio de la sociedad, las aplicaciones para controlar los gastos personales se han convertido en los últimos tiempos en una herramienta casi indispensable y extendida en muchos Smartphones. Sin embargo, no existía hasta el momento ninguna app destinada a administrar los pagos comerciales de las empresas, lo que resulta bastante increíble teniendo en cuenta la cantidad de comerciales y agentes que existen en España, que necesitan registrar los gastos derivados de su actividad profesional.

Para optimizar la gestión de una compañía, es necesario ahorrar tiempos y costes que se traduzcan en una mejora de la competitividad. Con ese objetivo, desde Klikair Technologies hemos lanzado una innovadora aplicación denominada “Gastos Comerciales”. Se trata de la primera herramienta del mercado dirigida a comerciales y agentes que permite registrar y clasificar sus gastos de forma rápida y sencilla. De este modo, una actividad tan rutinaria como el registro de tickets queda digitalizada a través de esta intuitiva app que, logra ahorrar una cantidad considerable de tiempo.

Es importante remarcar que la innovación tecnológica debe dar respuesta a las necesidades del mercado y cada vez más en el creciente entorno empresarial en el que nos encontramos. Por ello, hemos apostado por esta app, enmarcada en la oferta de servicios de la compañía para optimizar la gestión empresarial, supone un novedoso avance en la realización de las tareas administrativas. ¿Se imaginan el tiempo que se puede ahorrar escaneando los tickets generados de la actividad de los comerciales, agentes o repartidores, quedándose así registrados y clasificados sin tener que gestionarlos de forma manual? Sin duda, un valioso tiempo que se puede invertir en el desarrollo de actividades de la compañía.

Medir exactamente el tiempo que se ahorra con la gestión de los gastos comerciales a través de la App es complicado, pero se estima que es entorno al 70% del tiempo porque:

Los gastos se van registrando a medida que se producen, en lugar de esperar a contabilizar los gastos en una Excel cuando se llega a la oficina. Registrar el gasto en el momento en que se realiza, además, evita la pérdida puntual de los ticket. 

  • Se evita el tiempo de elaborar una Excel con los gastos para entregar a contabilidad, puesto que la App la crea automáticamente.

  • La App también genera un extracto de gastos en PDF, por fechas o por grupo de gastos, de manera que también ahorra al usuario el tiempo de realizar dicho extracto.

  • Cuando se llega a la oficina con un cantidad de tickets, en ocasiones, es difícil identificar qué ticket corresponde a qué gasto, mientras que con el registro de la App siempre hay una gasto asociado a un ticket.

Asimismo, y no menos importante, los avances tecnológicos deben llevar implícito el concepto de facilidad y accesibilidad. Bajo esta premisa, hemos tratado que el uso de esta aplicación sea intuitivo y ágil, incluso en el registro. De tal manera que, los usuarios pueden comenzar desde el principio a contabilizar los diferentes tickets que vayan generando con su actividad comercial. Automáticamente, y en tiempo real, el departamento de contabilidad y finanzas tiene disponibles los gastos realizados por todo el equipo de ventas, clasificados por usuario y por temática.

De este modo, no solo ahorran tiempo los comerciales y agentes, sino también el departamento financiero, que obtiene de esta manera una visión inmediata y rigurosa de todos los gastos comerciales de la compañía. En ese punto, gracias a la aplicación, se genera información relevante en tiempo real para la toma de decisiones, a partir de estadísticas de los gastos por marco temporal, usuario, grupos y tipo de gasto.

Actualmente la App no tiene factura electrónica, es decir, hay que traer el ticket o factura física a la oficina. Klikair se encuentra en proceso de certificación electrónica, que se realiza de manera similar a como se obtiene una ISO, es decir, con la participación de una tercera empresa auditora; a partir del momento en que Klikair este certificada se podrán destruir los tickets y facturas físicas, pero de momento hay que archivarlos. Esto no significa que la App no tenga un valor añadido, significa que en ese momento tendrá un doble valor añadido; ahora tiene la ventaja del ahorro de tiempo en gestiones administrativas y la centralización de la gestión con contabilidad. 

Por último, otra de las cualidades imprescindibles de cualquier aplicación es que periódicamente se vaya actualizando. En este sentido, la App “Gastos Comerciales” de Klikair está en continuo desarrollo y actualización con nuevos procedimientos que hacen la gestión de tickets más sencilla. Sin duda, esperamos que sea un innovador avance que agilizará las tareas administrativas y que por fin de respuesta a una necesidad que hasta el momento no contaba con una solución tecnológica.

 

 

Juanra Doménech

CMO Marketing de Klikair Technologies.

 

 

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